«La Pontificia Universidad Católica del Perú (PUCP), una de las instituciones académicas más prestigiosas del país, firma miles de documentos entre contratos con proveedores y documentos internos que responden a entes regulatorios. Con Intellisign —plataforma líder en firma electrónica simple, avanzada y cualificada, reconocida por INDECOPI a través de la IOFE— consolidó una infraestructura documental de confianza que eliminó el papel, aceleró procesos antes burocráticos y garantiza validez legal, seguridad jurídica y conservación documental de largo plazo.»
Cliente
Mercado
Tipo de firma aplicada
Validez legal
70%
30%
Documentos internos regulatorios. Socios internacionales y reportes a inversionistas.corporativo y operación interna.
Cifras de eficiencia e impacto
Cifras
Mejoras
100%
Días a Minutos
24/7
El desafío
La PUCP, como una de las universidades de mayor prestigio en el Perú, gestiona un volumen enorme de documentación crítica: contratos con proveedores de tecnología, infraestructura, servicios académicos, consultorías e insumos, y documentos internos que debe responder de manera oportuna a los entes regulatorios del sector educación y del Estado peruano.
Antes de Intellisign, estos procesos podrían ser lentos y altamente dependientes del papel. Cada expediente requería impresión, múltiples firmas presenciales en serie, traslado entre áreas, custodia en archivos físicos y, muchas veces, archivo por duplicado.
Cuando había que responder a un requerimiento regulatorio, ubicar la documentación correcta podía tomar días de búsqueda manual
La consecuencia era clara: trámites que demoraban semanas, altos costos operativos en impresión, mensajería y almacenamiento físico, dificultad para garantizar trazabilidad documental, y riesgos de seguridad jurídica frente a auditorías o controversias legales por la custodia inadecuada de originales en papel.
La solución propuesta
La PUCP ahora con Intellisign
- Validez legal y seguridad jurídica: Incluye Trazabilidad legal completa. Cada documento incluye un sello de tiempo, log de auditoría y evidencia criptográfica vinculada al firmante.
- Despapelización total: Eliminación del papel en procesos contractuales y respuestas regulatorias; cero impresión, cero custodia física.
- Firma electrónica avanzada y cualificada: Dos de las modalidades reconocidas de firmas por la Ley N°27269, su reglamento y la modificatoria del Decreto Supremo N° 029-2021-PCM.
- Agilidad en procesos: Flujos institucionales masivos con envíos de documentos en paralelo, múltiples firmantes en serie o en paralelo y recordatorios automáticos.
- Conservación documental de largo plazo: Custodia cifrada con validez legal sostenida en el tiempo, lista para auditorías o respuestas regulatorias en los próximos años.
- Respuesta inmediata al regulador: Búsqueda y exportación rápida de documentos firmados con evidencia legal exportable.
- Experiencia simple para proveedores y áreas internas: Firma desde navegador o móvil, sin instalar software, con interfaz clara y trazable.
Resultados fantásticos con Intellisign
Actividad
Antes
Con Intellisign
Volumen de firmas
Limitado por la gestión manual; cuellos de botella en impresión y traslado.
Uso de papel
Una sola modalidad: firma manuscrita en papel para todo tipo de documento.
Firma simple, avanzada y cualificada
(Ley N° 27269, DS N° 029-2021-PCM).
Según matriz de riesgo documental.
Tiempos de procesos
Cotejo manual de documentos físicos, sin garantía robusta de autoría.
Verificación de identidad integrada al flujo de firma, con certificados digitales emitidos nuestra la ER de Intellisign.
Validez legal
Búsquedas manuales en archivos
físicos, demoras y reenvíos.
Acceso inmediato a documentos
firmados con evidencia legal exportable.
Respuesta a entes regulatorios
Fecha declarada en el documento, sin garantía técnica ni respaldo de un tercero de confianza.
Sellos de tiempo cualificados que
otorgan fecha cierta oponible a terceros, emitidos por nuestra TSA.
Seguridad Jurídicadocumental
Limitada por el soporte físico; deterioro y dispersión de archivos.
Conservación de largo plazo con validez legal sostenida en el tiempo.
Conservación documental
Días o semanas para reportes regulatorios, contratos internacionales y aprobaciones internas.
Minutos con firma simple, avanzada o cualificada, según el documento, disponible 24/7.
Infraestructura
Dependía del traslado físico, courier y archivo en papel.
Firma cualificada con equivalencia a firma manuscrita en el Perú; firma avanzada reconocida en +30 países.